Правила и тренды деловой переписки на английском языке

Екатерина Салычиц 03 августа, 2022

 507 

Переписка

У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Екатерина Салычиц

Высшее образование в сфере Бизнес Менеджмента. Свободно владеет английским и русским языками. Также знает немецкий и арабский. Автор  и редактор проектов по маркетингу, гемблингу, Амазону, HR, и многим другим тематикам.

Многие компании открывают для себя новые рынки, выходят на международную арену. Приходится не только изучать язык, но и осваивать этику общения с иностранными партнерами. У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Интернет и взаимная доступность, независимо от местонахождения собеседника, дают нам иллюзию того, что мы похожи друг на друга, что у нас примерно одинаковые взгляды, привычки и принципы. Но в каждой стране свои культурные особенности, разный темп жизни, правила обращений и прочее.

Большинство предпринимателей считают, что в освоении новых рынков бизнесу мешают эти различия. Наш опыт подсказывает, что проявляя внимание и уважение к особенностям коммуникации в стране партнера, эти барьеры можно преодолеть.

Во Франции, например, не принято писать просто «Добрый день!», нужно добавить «мадам» или «месье» — французы очень трепетны к чинам и званиям, как и к своему языку в целом. Поэтому если вы решили написать французу на английском, на всякий случай извинитесь, что у вас нет возможности говорить по-французски.

В Китае, Японии и арабских странах важно быть максимально вежливым и тактичным, даже если в русском переводе эти фразы кажутся чрезмерными:

  • “I would be grateful if you could…” → «Я был бы крайне признателен…»
  • “I hope this email finds you well” → «Я надеюсь, что это письмо застанет вас в хорошем расположении духа»

и т.д.

Таких особенностей много в каждой стране. Поэтому, планируя письмо деловому партнеру, изучите «характер» страны, в которой он живет.

Правила инфостиля на английском

Есть несколько советов, которые актуальны для любого языка. Помните, что даже если будут нарушены какие-то правила — обилие смайликов и эпитетов, сложные фразы и прочее — письма, составленные с учетом пользы для получателя, будут эффективными.

Тема должна передавать содержание

Множество исследований показывает, что тема бизнес-письма должна быть простой и понятной. Как заголовок статьи, отражающий ее суть. Никаких “Cooperation”, “Photos” или “Contract”. Добавьте деталей — “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.

Это увеличивает открываемость писем и позволяет быстро найти нужную ветку. Если в процессе переписки что-то изменилось — вы начинали с предложения о сотрудничестве, а потом перешли к согласованию договора — создайте новую ветку.

Придерживайтесь правила: «Для каждого значимого обсуждения — отдельная ветка».

Избегайте восклицательных знаков

В русском языке восклицательный знак после «Здравствуйте» выглядит вполне естественно, но при приветствии в деловой переписке на английском это создает лишний эмоциональный контекст.

Восклицательный знак в письме полезен, если вы хотите что-то эмоционально подчеркнуть или привлечь внимание. Но во втором случае он может быть воспринят как повышение тона.

Избегайте «воды» и сложных конструкций

Задача вашего письма —  кратко и емко донести суть. Прочтите текст несколько раз и уберите все, что не несет смысла или может затруднить понимание. Например, такой текст письма вряд ли вызовет интерес:

“Our dynamically developing N-company is a market leader in the field of integration of innovative digital solutions for business. We have been working for more than 8 years and have carried out many integrations. We would like to offer you a win-win relationship. If you are interested in cooperation, please, write your phone number to discuss details.”

Лучше заменить на что-то вроде:

“My name is Andrey, I represent the N-company. In the last 8 years, we have conducted 56 projects to integrate Cisco, Mikrotik and IPsec systems into small and medium-sized business projects. We would like to offer you a solution to integrate the Cisco system into your business. How can I contact you to discuss our offer?”

Используйте простое человеческое объяснение: зачем вы пишете и что хотите получить от человека.

Используйте списки

Это удобно, если вам нужно обсудить в одном письме несколько вопросов или предложить какие-то варианты. Нумерованные списки позволяют избежать риска что-то упустить из виду, а также сократить время собеседника на ответ. Ему гораздо проще написать:

  1. Да
  2. Дайте 2 дня, нужно подумать
  3. Точно нет.

А не расписывать ответ на каждый вопрос.

Структура письма

Классическая структура письма включает приветствие, основное сообщение, заключение и подпись.

Обращение к собеседнику

Мы часто сталкиваемся с вопросом, как обратиться к собеседнику в письме на английском. Если мы знаем имя и пол, то все довольно просто: можно использовать формальное “Dear Mr/Ms” или менее формальное “Hello, John”, “Morning, Ms Jones”.

Бывает так, что имя известно, но точно понять, мужское оно или женское, не получается. Тогда можно просто использовать полное имя — “Dear Jody Johnson”.

К группе лиц можно обращаться “Dear colleagues”, а для менее официального письма — “Hi everyone”,“Hi there”. Раньше использовалась фраза “To whom it may concern” — аналог нашего «Уважаемые дамы и господа», дословно «Всем, кого это касается» — не рекомендуем ее использовать, сегодня она выглядит устаревшей. Если вы отправляете письмо на общий e-mail, можно написать “Greetings” или “Dear (название компании) Team”.

Начало

Цель письма лучше всего обозначить сразу:

  • “I am writing to request…” → «Я пишу с целью запроса… »
  • “I would  like  to  clarify…” →  «Я хотел бы уточнить …»

Запросите фидбек

Даже если вам нужен ответ «срочно», то лучше избежать этого слова и просто указать дату. Для вас оно может значить «в течение пары часов», а для вашего партнера — недельный срок.

  • “Please submit your reply by 12 November, EOB CET” → «Пожалуйста, пришлите ваш ответ 12 ноября до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени»

Если вы не хотите ограничивать партнера по времени:

  • “Any feedback you can give me on this would be highly appreciated” → «Я буду благодарен любой обратной связи»

Есть в деловой переписке на английском такие примеры фраз, как “Thanks in advance” и “Looking forward to hearing from you”. Будьте осторожны с ними — это слишком общие и неопределенные формулировки и, как правило, не воспринимаются всерьез.

Как попрощаться

В заключение письма не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ. В качестве подписи в деловой переписке на английском обычно используются:

  • “Yours faithfully”, “Yours sincerely” → «С уважением»
  • Best wishes”, “Kind regards”, “Warmest regards” → «С наилучшими пожеланиями»

Сокращения в письме на английском

CEO, HRD, KPI, Mr или Mrs, St. и так далее хорошо нам знакомы. В целом английских сокращений в деловой переписке довольно много — иностранные партнеры трепетно относятся к своему времени и сокращают буквально все, что можно. Перечислим основные:

  • ASAP (as soon as possible) — сейчас часто используется и в русском языке и означает «как можно скорее».
  • FYI (for your information) — используется в теме письма (вроде знакомых нам RE или FWD) и интерпретируется как «для вашего сведения».
  • MILE (maximum impact, little effort) используется, когда хотим обозначить цель или действие с «минимальными усилиями и максимальным результатом».
  • EOB (end of business) — конецрабочегодня. Часто используется для обозначения дедлайна.
  • Часто можно встретить сокращения wk — неделя, и yr — год.
  • Для обозначения времени используются CET — центральноевропейское время, EST — восточный часовой пояс, MST — горный и PST — тихоокеанский часовой пояс.

Еще несколько общепризнанных сокращений: e.g. — «например», etc. — «и так далее», i.e. (in other words) — «другими словами», mo. — месяц. no. — номер, w/o (without) — «без».

Тренды деловой переписки в 2022 году

Персонализация

Получатель должен понимать, что он не очередной адрес в рассылке, а вы его знаете и предварительно собрали какую-то информацию. Даже если пишете холодные письма или используете авторассылку, оформляйте текст так, чтобы человек был уверен, что вы обращаетесь персонально к нему.

Оптимизация под мобильные устройства

Большая часть предпринимателей проверяют почту с мобильного, поэтому старайтесь, чтобы все приложения, сам текст, ссылки и прочее были удобны для просмотра со смартфона.

Время важнее, чем деньги

Сейчас невежливо заставлять собеседника терять время на длинные письма. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы взаимодействие с вами было максимально удобным: сокращайте, форматируйте текст, цитируйте то, на что отвечаете.

Экс-евангелист и один из видных работников компании Apple Гай Кавасаки в одном из своих интервью говорил, что в письме должно быть 5 предложений. Почему? Большинство бизнесменов хотят быстро прочесть письмо, понять суть и так же быстро ответить. Если информации много, то изучение могут оставить на потом — «когда будет чуть больше времени». А этот момент может настать нескоро. Поэтому, чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Примеры писем на все случаи жизни

Делимся примерами писем для деловой переписки на английском.

Письмо-приглашение
Dear  Mr  Johnson,

 

I  would  like  to  invite  you  to a  conference  that,  I’m  confident,  will  interest  you.

 

At the   ‘FINTECH’ conference held in Moscow at the Skolkovo Technopark  on  November 15-17, industry leaders will share their experience. The main topic will be case studies: the state and opportunities of the financial industry in the new economic reality.

 

I  am  attaching  3  tickets  for  you  and  your  colleagues.  I  hope  that  you  decide  to  attend and I am looking  forward  to  seeing  you  there.

 

Best  regards,

Ivan Ivanov,

Managing  Director

 

Уважаемый г-н Джонсон,

 

Хочу пригласить вас на конференцию, которая, я уверен, вас заинтересует.

 

На конференции «FINTECH», которая состоится в Москве в Технопарке Сколково 15–17 ноября, лидеры отрасли поделятся своим опытом. Содержание: кейсы, состояние и возможности финансовой индустрии в новой экономической реальности.

 

Прилагаю 3 билета для вас и ваших коллег. Надеюсь, примете участие в конференции. С нетерпением жду встречи.

 

С уважением,

Иван Иванов,

Управляющий директор

 

Предложение сотрудничества
Dear colleagues,

 

Mr. Mills, who recently met with you at a seminar in New York, gave us your email address. We would be very grateful for any information you could provide us about your activities.

 

Our company is engaged in the provision of payment solutions for businesses and API. We are interested in acquiring your services on a barter basis. How can we discuss the details of a future cooperation?

 

Would you please let us know if you are interested in our offer?

 

Sincerely yours

Уважаемые коллеги,

 

Мистер Миллз, который недавно встречался с вами на семинаре в Нью-Йорке, дал нам ваш адрес электронной почты. Будем признательны за подробную информацию о вашей деятельности.

 

Наша компания занимается производством платежных решений для бизнеса и API. Мы заинтересованы в приобретении услуг на бартерной основе. Как нам обсудить детали сотрудничества?

 

Пожалуйста, сообщите, если вас заинтересует это предложение.

 

Искренне ваш

 

Просьба об отсрочке платежа
Dear Jody Johnson,

As you know, we have always considered it mandatory to pay our bills on time.

 

Unfortunately, the damage to our goods caused by the flooding of our warehouses in Moscow has caused us some  serious cashflow problems.

 

We would appreciate it if you would grant us a 20-day deferred payment option.

 

Warmest regards

Ivan Ivanov
CEO of Orion

Уважаемый Джоди Джонсон,

 

Как вы знаете, мы всегда вовремя оплачивали счета.

 

К сожалению, ущерб, причиненный затоплением товара на наших складах в Москве, создает серьезные проблемы с наличными средствами.

 

Будем признательны, если вы предоставите нам отсрочку платежа на 20 дней.

С наилучшими пожеланиями,

Иван Иванов

Генеральный директор Orion

 

Dear Daniel Thompson,

We are pleased to inform you that we were delighted to receive your order, as it represents our first transaction with you. Welcome on board!

Now that the first step has been made, we are confident that your first transaction will result in a long and successful cooperation. We will lways do our best to keep you satisfied.

Thank you for your trust.

Sincerely yours

 

Уважаемая (-ый) Даниэль Томпсон,

 

Мы очень рады получить ваш заказ, поскольку это первая наша сделка. Добро пожаловать к нам!

 

Теперь, когда начало положено, мы уверены, что наша первая сделка повлечет за собой долгое и успешное сотрудничество. Вы убедитесь, что мы делаем все возможное, чтобы вы остались довольны.

 

Спасибо за ваше доверие.

 

Искренне ваш

 

Подписывайтесь на наш Telegram-канал

Носители языка делятся интересной и ценной инфой про международный контент – его традиции, тренды, правила – для тех, кто работает над SEO продвижением на иностранных рынках